Timeboxing:
Was ist das und was kann das?

März 29, 2024 / architektenproduktivität

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine äußerst zielorientierte Zeitmanagement Methode, die dabei hilft, die persönliche Produktivität zu erhöhen und Fokus zu schärfen. Dadurch verschwenden wir weniger Zeit mit weniger produktiven Dingen, wie Prokrastination, "Arbeit rund um die Arbeit" (Planung, Verwaltung, etc.), oder reaktiven und impulsiven Aufgaben wie Emails, Anrufe oder kurzfristige Anfragen.

Alles in allem hilft uns diese Methode, die Kontrolle über unsere eigene Zeit wiederzuerlangen und unseren Tag selbstbestimmt zu gestalten.

Wie funktioniert Timeboxing?

Insbesondere das initiale Timeboxing bedarf einer gewissen Vorbereitung. Mit der Zeit wird dieses Vorgehen zur Routine, sodass es nur noch wenig Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen wird.

Wir empfehlen das Timeboxing einmal pro Woche vor Arbeitsbeginn durchzuführen. Am besten nutzt du ein paar freie Minuten am Sonntag oder Montag Morgen dafür.

Schritt für Schritt Anleitung zum Timeboxing:

• Nimm dir einen Schmierzettel zur Hand und notiere ALLE Termine, Deadlines, Aufgaben und Ideen, die dir für die kommende Woche durch den Kopf schwirren.
• Priorisiere die Wichtigkeit und Dringlichkeit ALLER Aufgaben, die du aufgeschrieben hast. Hierfür kann bspw. die Eisenhower Matrix nützlich sein.
• Schätze ein, wie viel Zeit du pro Aufgabe brauchen wirst. Achte auch auf Aufgaben, die du wiederholend erledigend musst.
  
• Nutze deinen digitalen Kalender oder eine App, um nun Zeitblöcke für jede deiner Aufgaben für jeden Tag anzulegen.
  

Die Grundpfeiler für Timeboxing

Die oben genannten Schritte zur Umsetzung der Timeboxing Methode scheinen sehr simpel - sie sind es auch.

Nichtsdestotrotz gilt es noch ein paar Hinweise und Tipps zu beachten, um das Timeboxing nachhaltig und effektiv durchzuführen.

• PRIORITÄTEN SETZEN: Beginne beim Eintragen deiner Zeitblöcke mit den wichtigsten Aufgaben. Die Aufgaben mit der geringsten Priorität trägst du am Ende ein.
  
• PRODUKTIVE ZEITEN NUTZEN: Achte bei der Planung deiner Zeitblöcke darauf, zu welchen Tageszeiten du sie erledigen willst. Für komplexe Aufgaben bieten sich oftmals die frühen Arbeitsstunden an, wenn unser Kopf noch "frisch" ist.
  
• MEETINGS & TERMINE TAKTEN: Beachte in deiner Wochenplanung fixe Termine wie Kundengespräche oder Teammeetings. Wir empfehlen, solch "kommunikative" Zeitblöcke auf den Nachmittag zu setzen, um die Morgenstunden mit produktiveren Aufgaben zu füllen.
  
• REGELTERMINE ANLEGEN: Wiederholende Aufgaben oder Termine aber auch private Rahmenbedingungen (z.B. Sport, Hobby etc.) kannst du als Regeltermin anlegen, sodass er automatisch jede Woche angezeigt wird. So baust du dein persönliches Gerüst für deine Woche.
  
• FARBEN VERWENDEN: Nutze unbedingt unterschiedliche Farben für die verschiedenen Aktivitäten deiner Woche und behalte diese Farben bei. Nutze z.B. grün für Sport und Erholung und rot für arbeitsbezogene Themen.
  
• PAUSEN EINPLANEN: Stelle sicher, dass du zwischen deinen Zeitblöcken Verschnaufpausen einlegst. Plane diese wenn nötig bei deinem Timeboxing mit ein.
  
• UNBEDINGT PUFFER BEACHTEN: Zu 100% werden wir unseren Tagesblauf nie vorausplanen. Hin und wieder kommen unerwartete Dinge dazwischen, oder wir liegen mit unseren Schätzungen falsch. Deswegen solltest du, wann immer es möglich ist, kleine Puffer Blöcke einplanen.
  

Vor- und Nachteile der Timeboxing Methode

Wie jede Zeitmanagement Methode hat auch die Timeboxing Technik ihr Für und Wider.

Vorteile der Timeboxing Technik

• Du gewinnst mehr Klarheit darüber, wie viel Zeit du in der Woche für welche Aktivitäten benötigst.
• Dein Zeitmanagement wird sich verbessern, je länger du diese Methode nutzt. Nach einer gewissen Zeit wirst du lernen, die Dauer deiner Aufgaben schneller und genauer einzuschätzen.
• Du bringst Struktur in deinen Alltag, weil Zeitblöcke deinem Tag und deiner Woche einen Rahmen geben.
• Durch das initiale Priorisieren gehen wichtige Aufgaben nicht unter, sondern erhalten die Zeit, die sie brauchen.
• Du bist angehalten, weniger perfektionistisch zu sein, da du dich in der begrenzten Zeit, die du dir setzt, nicht im Detail verlieren kannst.
• Deine Konzentration verbessert sich, weil du mit jeder Timebox ein Abkommen mit dir selbst eingehst, dich auf EINE Sache zu fokussieren und diese zu abzuschließen.
• Multitasking wird stark reduziert, da eine Timebox immer für eine Aufgabe steht. Somit bearbeitest du Aufgaben nacheinander statt parallel.
• Du kannst aus deinem Kalender klar ablesen, wie viel Zeit du für welche Lebensbereiche und welche Aufgaben aufbringst.

Nachteile der Timeboxing Technik

• Anfangs wirst du etwas mehr Zeit brauchen, um deine Woche vorauszuplanen. Es wird ein bisschen Zeit dauern, eh du dich an dieses Vorgehen gewöhnt hast.
• Timeboxing lässt weniger Flexibilität und Spontanität zu. Deswegen solltest du Puffer Blöcke benutzen und auch bewusst Zeit für Pausen einplanen.
• Es wird dir schwerfallen, jede deiner Aufgaben mit einer Zeitdauer zu beziffern. Insbesondere bei komplexen Aufgaben ist das oft schwierig. Hin und wieder wirst du mit deinen Schätzungen auch daneben liegen. Auch hier können Puffer Blöcke helfen.
• Vielleicht kommt es dir vor, als würdest du anfänglich weniger schaffen, weil du dich absichtlich limitierst und kein Multitasking mehr betreibst. Du kannst dir aber sicher sein, dass dieser Schein trügt. Sobald sich deine Zeitschätzungen eingependelt und du dich an das System gewöhnt hast, wirst du merken, wie dein Fokus, deine Motivation und deine Produktivität wachsen!

Timeboxing: Unser Fazit

Wie auch bei jeder anderen Zeitmanagement Methode ist auch Timeboxing nur dann hilfreich, wenn es sich für dich hilfreich anfühlt.

Eine tolle Grundlage für die Timebxing Methode bildet unser Pulto To Do.

Durch das analoge Aufschreiben der To Do´s auf deine tägliche Karte und die präsente Platzierung auf dem Schreibtisch, verlierst du deine To Do´s über den Tag nie aus den Augen, egal wie dringend irgendwelche Anrufe oder Probleme sind.

Pulto To Do: Das Powerhouse für Architekt*innen

Was Pulto To Do-Kunden sagen

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Tash

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