Die perfekte To Do Liste

April 14, 2024 / produktivität

Was ist eine To Do Liste?

Wie der Name schon sagt, ist die To Do Liste eine Liste von Aufgaben, die du erledigen willst. Das heißt, dass eine To Do Liste allerlei Tätigkeiten enthalten kann - von beruflichen Aufgaben, privaten Verpflichtungen bis hin zu Bildung, Entspannung und Freizeitaktivitäten.

Die Kunst hierbei ist, die To Do Liste nicht überquillen zu lassen und in einer Weise zu organisieren, die uns antreibt, unsere Zeit bestmöglich einzusetzen.

Die Gretchenfrage: To Do Liste digital oder analog?

Auf diese Frage gibt es leider keine pauschale Antwort und jeder sollte sie für sich selbst beantworten.
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile und es kommt ganz auf deine Vorzüge und Rahmenbedingungen an.

Vor- und Nachteile einer analogen To Do Liste

• Schreiben per Hand ist ein bewusster Prozess, der zu mehr Verbundenheit ggü. der To Do´s führt.
• Sie bergen keinerlei Risiko digitaler Ablenkungen.
  
• Analoges Schreiben ist intuitiv und geschieht mühelos.
  
• Eine schriftliche To Do Liste kannst du an deine Bedürfnisse und Vorlieben anpassen.
  
• Das physische Abhaken deiner To Do´s bietet ein sofortiges Gefühl von Zufriedenheit und motiviert.
  
• Analoge Listen fördern das Gefühl der Kontrolle, weil sie einen klaren Anfang und Ende haben.
  
• Mit der Hand zu schreiben kann eine meditative Wirkung haben.
  
• Eine analoge To Do Liste bleibt dir immer im Sichtfeld und kann präsent auf dem Schreibtisch platziert werden.
  
• Die Archivierung analoger Notizen ist nicht so einfach wie in digitalen Apps.
• Auf einer analogen Liste bist du platztechnisch eingeschränkt und musst dich für weniger To Do´s pro Tag entscheiden.
• Die gemeinsame Nutzung mit Kollegen ist quasi nicht möglich.

Vor- und Nachteile einer digitalen To Do Liste

• Du hast deine Aufgaben immer dabei.
• Du kannst Ideen auch unterwegs notieren.
• Du kannst (je nach App) mit deinen Kollegen kollabieren.
• Sie sind meistens unübersichtlich und überwältigend.
• Sie verschwinden hinter deinen restlichen Browser Tabs oder Sperrbildschirm.
• Sie führen zu mehr "Arbeit um die Arbeit".
• Du bist abhängig von der Technik - bei Problemen mit dem Internet oder technischen Schwierigkeiten bist du von deinen Aufgaben abgeschnitten.
• Social Media, Emails, Benachrichtigungen sind nur einen Klick entfernt und führen zu Ablenkungen.
  
• Ständige Erreichbarkeit können zu Überforderung und Stress auch in der Freizeit führen.
  

Wie erstelle ich die perfekte To Do Liste?

Ob nun digital oder analog, die Vorgehensweise bei der Erstellung deiner To Do Liste gestaltet sich jeweils sehr ähnlich.

Mit unseren 10 Tipps leiten wir dich Schritt für Schritt zur perfekten To Do Liste, mit der du schlussendlich für mehr Klarheit und weniger Ineffizienz im Alltag sorgst.

1. Lege Ziele fest

Um entscheiden zu können, welchen Aufgaben und Aktivitäten du deine Aufmerksamkeit widmen solltest, leg vorab Ziele fest. Wichtig ist, dass deine Ziele in allen Lebensbereichen mit deinen Werten übereinstimmen, damit du sie auch langfristig verfolgen kannst und dabei nicht die Motivation verlierst.

Halte dich bei der Definition deiner Ziele am besten an die "SMART Goals" Technik.
SMART Goals steht für:
S = Spezifisch
M = Messbar
A = Attraktiv
R = Realistisch
T = Terminiert

2. Brainstorme Aufgaben, Termine und Ideen

Hast du deine Ziele definiert, wird es dir leichter fallen, alle potentiellen Handlungen zu brainstormen, die dich deinen Zielen näherbringen.
Zerlege große Projekte in kleinere, handhabbare Aufgabenpakete.

Sammle alle Aufgaben, Termine, Deadlines und Ideen, die dir im Kopf herumschwirren unsortiert auf einem Schmierzettel.

3. Priorisiere deine Aufgaben

Nun gehe durch deine gebrainstormten Aufgaben durch und entscheide über die Priorität der jeweiligen Punkte.
Es gibt verschiedene Techniken und Methoden, die dir helfen können, über die Priorität deiner Aufgaben zu entscheiden. Du kannst zum Beispiel die Eisenhower Matrix ausprobieren, die dir zeigt, welche deiner Aufgaben du sofort erledigen, deligieren, terminieren oder verwerfen solltest.

Auf deiner To Do Liste sollte die wichtigste Aufgabe immer ganz oben stehen. Produktivitätsmethoden wie Eat the Frog besagen, dass man diese Aufgabe auch als aller Erstes am Tag erledigen sollte.

4. Setze Deadlines

Egal ob eine Aufgabe von Natur aus eine Deadline besitzt oder nicht, du solltest immer sicherstellen, dass du dir auch eine persönliche Frist für jede Aufgabe setzt. Das erhöht dein Commitment und sorgt dafür, dass du Aufgaben nicht vor dir herschiebst.
Achte darauf, dass deine Deadlines realistisch sind und plane gegebenenfalls Pufferzeiten ein, um Unterbrechungen oder unerwartete Wendungen kompensieren zu können.

5. Wähle die richtige Formulierung

Benutze Verben in der Formulierung deiner Aufgaben. Diese Regel ist zwar nicht bindend, sie hilft dir jedoch, klare und umsetzbare To Do´s zu formulieren.
Indem du bereits beim Aufschreiben deiner Aufgabe über die eigentliche Umsetzung bewusst nachdenkst und diese Gedanken in die Formulierung einfließen lässt, hilft dir das später, den Umfang der Aufgabe schneller zu erfassen und diese am Ende effizienter zu erledigen.

Zum Beispiel sagt ein To Do names "Grundriss XY" nicht viel. Wenn du stattdessen jedoch "Grundriss XY skizzieren" oder "Grundriss XY prüfen" schreibst, ist sofort klar, was zu tun ist.

6. Zerlege große Arbeiten in kleine Aufgaben

Je umfangreicher eine Aufgabe ist, desto schwerer fällt es uns, die dafür benötigte Zeit realistisch einzuschätzen. Außerdem ist die Hürde viel größer, eine so große Aufgabe überhaupt erst zu beginnen, wenn wir den Umfang nicht überblicken können.

Umso wichtiger ist es, große Arbeiten in kleinere Aufgabenpakete zu unterteilen, damit uns der Start und die Umsetzung leichter fällt.

7. Tracke deine Fortschritte

Es ist wichtig, den Fortschritt bei der Erledigung deiner Aufgaben zu verfolgen.
Das Abhaken erledigter Aufgaben auf deiner To Do Liste hilft dir, motiviert zu bleiben und eventuell notwendige Anpassungen in deiner Planung vorzunehmen.

8. Reflektiere deinen Tag

Am Ende eines jeden Arbeitstages solltest du ein paar Minuten damit verbringen, deinen Tag zu reflektieren.
Überlege, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte und wie du die Herausforderungen des Tages bewältigt hast.
Diese tägliche Reflektion ist entscheidend, um aus deinen Erfahrungen zu lernen und deine zukünftige Produktivität zu steigern.

9. Mache Tägliche Aufgabenplanung zum Ritual

Richte eine feste Zeit ein, zu der du deine tägliche Planung durchführst, idealerweise am Morgen oder am Abend vorher. Dieses Ritual hilft dir, jeden Tag mit einem klaren Plan zu beginnen und sorgt dafür, dass du auf Kurs bleibst.

Indem du dir einen visuellen Trigger setzt, der dich jeden Tag an dein Ritual erinnert, stellst du sicher, dass du dieses auch nachhaltig betreibst.

Pulto To Do bildet die ideale Grundlage hierfür, da du deine analoge To Do Liste präsent auf deinem Schreibtisch vor dir stehen hast und somit auch stets an deine Tagesziele erinnert wirst.

10. Nutze ein System

Um deine To Do Liste so effizient wie möglich abzuarbeiten, hilft es, ein System wie Timeboxing zu nutzen.
Mit dieser Methode erhält jede deiner täglichen Aufgaben einen festen Zeitrahmen. 
So kannst du dir zum Beispiel den Vormittag für deine wichtigste Aufgabe blocken und den Nachmittag hältst du dir frei für Meetings, Telefonate und Emails.
Mit Hilfe von Timeboxing stellst du sicher, dass jede Aufgabe, die du dir für den Tag vornimmst tatsächlich umgesetzt wird. Du wirst quasi gezwungen, den Zeitumfang jeder Aufgabe realistisch zu schätzen und dich auf die wichtigsten Dinge zu fokussieren.

Pulto To Do: Die perfekte To Do Liste

Was Pulto To Do-Kunden sagen

Bereits über +1000 zufriedene Kunden aus allen Branchen.

Die perfekte Alternative für meine tägliche To-Do Planung. Perfekt für alle, die minimalistisch und analog unterwegs sind und unnötigen Schnickschnack nicht brauchen. Für mich die optimale Routine, um jeden Tag an den richtigen Dingen zu arbeiten & meine Prioritäten nie zu vergessen.

Lena

Für mich muss ein solches Produkt wertig sein, damit es Spaß macht damit jeden Tag zu arbeiten. Ganz ähnlich wie ein Laptop von Apple, dort fühlt man den Unterschied jeden Morgen beim Aufklappen. Für mich das beste Produkt am Markt und das hat eben seinen Preis.

Max

Ich habe schon viele verschiedene Methoden & Tools ausprobiert und denke, dass dabei weniger mehr ist. Und genau dafür sind diese Karten super. Beschränke Dich auf wenige To Dos jeden Tag, die dich Deinem Bigger Picture näher bringen und führe sie Dir immer wieder vor Augen!

Tash

Fragen zu Pulto To Do

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