Eisenhower Zeitmanagement: Wichtig Dringend
Eisenhower Matrix: Definition, Funktion und Beispiele
März 22, 2024 / architektenproduktivität
Zwischen hunderten Methoden und Theorien, die zur Produktivitätssteigerung dienen sollen, ist die Eisenhower Matrix einer der effektivsten, weil sie das Problem an der Wurzeln packt.
Die Eisenhower Matrix hilft dir die Priorität deiner Aufgaben einzuschätzen. Sie unterstützt dich sowohl bei der Terminierung deiner To Do´s als auch bei der Entscheidung, ob die Aufgaben die Mühe überhaupt wert sind.
Das Eisenhower Zeitmanagement ist auch als Eisenhower-Matrix, Eisenhower-Methode und Dringend-Wichtig-Matrix bekannt.
Was ist Eisenhower Zeitmanagement?
Den Namen verdankt diese Matrix dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Das berühmte Zitat, das als Grundlage für die Eisenhower Matrix genutzt wurde, teilte er in einer Rede 1954:
„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“
Stephen Covey, der Autor des Buches „Die 7 Wege zur Effektivität“, entwickelte später daraus die inzwischen weltbekannte Eisenhower-Matrix.
Die Eisenhower Matrix ist ein Hilfsmittel, mit dem Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit organisiert werden.
Es unterteilt die Aufgaben in 4 Kategorien: 1. Sofort erledigen 2. Für später planen 3. Deligieren 4. Verwerfen
Unterschied zwischen wichtig und dringend
Auf den ersten Blick könnte man vermuten, dass wichtig und dringend die gleiche Bedeutung haben.
Der Unterschied zwischen beiden ist aber entscheidend für eine effektive Tagesplanung und Priorisierung der Aufgaben.
Dringende Aufgaben müssen schnellstmöglich bearbeitet werden. Man erkennt sie daran, dass klare Konsequenzen folgen würden, wenn man sie nicht innerhalb kurzer Zeit erledigt. Je länger du diese Aufgaben vor dir herschiebst, desto mehr Stress und Druck wirst du empfinden - letzten Endes ein großer Faktor, der zu Burnout führen kann.
Beispiele für dringende Aufgaben:
- Ein Projekt kurz vor der Deadline fertigstellen
- Eine dringende Kundenanfrage bearbeiten
- Ein geplatztes Rohr in deiner Wohnung
Wichtige Aufgaben ziehen meist keine negativen Folgen nach sich, wenn man sie nicht sofort erledigt. Vielmehr helfen sie uns, unsere langfristigen Ziele zu verfolgen.
Beispiele für wichtige Aufgaben:
- Ein langfristiges Projekt planen
- Social Media Kanal aufbauen, um langfristig eine Community aufzubauen
- Regelmäßige Wartungsarbeiten an der Webseite
Die 4 Quadranten der Eisenhower Matrix
Weil sich eine lange To Do Liste überwältigend anfühlen kann, hilft ein Werkzeug wie das Eisenhower Zeitmanagement, jede Aufgaben für sich zu priorisieren, um einen strukturierten Zeitplan aufzustellen.
Weitere Tipps für die tägliche Aufgabenplanung- Sofort erledigen musst du Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, die klare Konsequenzen nach sich ziehen und gleichzeitig deine langfristigen Ziele betreffen, gehören in den ersten Quadranten.
- Terminieren kannst du Aufgaben, die im Moment nicht dringend sind, aber dennoch wichtig. Diese To Do´s betreffen deine langfristigen Ziele. Diese finden Platz im zweiten Quadranten und werden gleich nach den Aufgaben aus dem ersten Quadranten bearbeitet.
- Deligieren solltest du Aufgaben, die dringend aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben müssen jetzt erledigt werden, weil sie negative Folgen hätten, aber sie betreffen deine langfristigen Ziele nicht.
Diese Aufgaben hängen meist nicht von deinen persönlichen Fähigkeiten ab und können somit von anderen Teammitgliedern erledigt werden.
Ordne diese Aufgaben in den dritten Quadranten. - Verwerfen kannst du Aufgaben, die weder etwas mit deinen langfristigen Zielen zu tun haben noch gerade dringend sind. Das sind oftmals flüchtige Ideen oder Anfragen und Vorschläge von Kunden, Kollegen oder Vorgesetzten. Je nach Thema solltest du mit denen, die diese Aufgaben betreffen würden, kurz abklären, dass es sich bei der Aufgabe nur um einen Zeitfresser handelt und sie verworfen werden kann.
Diese Aufgaben sammelst du im vierten Quadranten.
4 Tipps, um die richtigen Prioritäten zu setzen
1. Markiere deine Aufgaben farbig
Die farbige Markierung nach Wichtigkeit hilft bei der Visualisierung deiner Prioritäten.
2. Ordne nur 10 Aufgaben pro Quadrant zu
Die Begrenzung der Aufgaben schafft Übersichtlichkeit und zwingt dich dazu, deine Prioritäten ernsthaft abzuwägen.
3. Erstelle deine To Do Liste
Halte dich an die Priorisierung aus der Matrix und liste deine Aufgaben geordnet auf.
4. Erst eliminieren, dann priorisieren
Streiche zuerst die Aufgaben aus dem vierten Quadrant. Das hilft, effektive Prioritäten zu setzen.
Vor- und Nachteile der Eisenhower Matrix
Wie jede theoretische Methode, lässt auch das Eisenhower Zeitmanagement Raum für Kritik.
Nachteile der Eisenhower Matrix:
- Die Matrix gibt keine Auskunft darüber, wie man die Aufgaben effizient abarbeitet.
- Gutes Zeitmanagement bedarf Routine, um neue Aufgaben hinzuzufügen und alte zu verwerfen. Das Eisenhower Matrix muss also regelmäßig angewendet werden.
- Die Dringlichkeit einer Aufgabe lässt sich meist einfach ermitteln. Schwierig jedoch kann es sein, die Wichtigkeit einer Aufgabe subjektiv festzustellen.
- In der Realität gehen Wichtigkeit und Dringlichkeit oft miteinander einher. Deswegen fallen die meisten Aufgaben sowieso in den ersten oder letzten Quadranten.
Vorteile der Eisenhower Matrix:
- Aufgaben lassen sich leicht kategorisieren.
- Schnelle und einfache Durchführung, die man immer wieder wiederholen kann.
- Zeitfresser Aufgaben lassen einfach identifizieren und eliminieren.
- Diese Methode hilft dabei, seine To Do Liste nach Prioritäten zu sortieren und seine Tagesplanung zu optimieren.
- Man arbeitet dank der Eisenhower Matrix nicht nur an dringlichen Themen, sondern auch langfristigen Zielen.
Die Eisenhower Zeitmanagement Methode eignet sich ideal, um die Priorisierung seiner Aufgaben umzusetzen. Nichtsdestotrotz nutzt man die Eisenhower Matrix meistens nur ergänzend zu anderen Methoden, wie zum Beispiel der Timeboxing Technik, dem ALPEN Modell oder Pomodoro.
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Zeitmanagement Methoden - welche die richtige für dich ist, musst du für dich selbst entscheiden. Jede Methode hat ihr Für und Wider.
Toll zu jeder Zeitmanagement Methode passt das Pulto To Do System. Dies ist dein analoger Begleiter, um deinen Alltag strukturiert und effizient zu gestalten und dabei deine To Do´s nie aus den Augen zu verlieren.
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Tash
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