Produktivität lernen: Leitfaden für Architekten
Wie du in nur 10 Minuten Planung jeden Tag bis zu 5 Stunden sparst
März 18, 2024 / architektengesundheit
Stell dir einmal ein Bauvorhaben ohne Architekten und ohne sauber erarbeiteten Bauplan vor.
Ein solches Projekt würde in Chaos und Stress enden. Das finale Gebäude würde weder Harmonie noch Struktur vorweisen können. Und die Baukosten wären enorm.
Uns ist die Bedeutung einer soliden Vorbereitung und ausgeklügelten Planung in vielerlei Hinsicht bewusst. Ein Lebensbereich, in dem wir diese Punkte dennoch immer wieder vernachlässigen, ist unser eigenes alltägliches Vorhaben.
Wie 10 Minuten täglich deine Arbeitsweise verändern werden
Einige setzen sich zwar Ziele und haben einen groben Zeitplan vor Augen, wenn sie ihr Jahr visualisieren. Doch die wenigsten von uns integrieren diese Ziele in die alltäglichen Abläufe und Aufgaben. Dieses Versäumnis führt in den allermeisten Fällen dazu, dass Vorhaben und Ziele einfach nicht erreicht oder auf halber Strecke abgebrochen werden, da uns die nötige Motivation und Disziplin dafür fehlt.
Die beste und einfachste Methode, um dem entgegen zu wirken, ist es, eine strukturierte Tagesplanung zum alltäglichen Ritual zu machen.
Denn je öfter wir etwas tun, desto einfacher wird es.
Mit unserer Methode wirst du in nur 10 Minuten täglich einen erheblich produktiveren Alltag führen und deine Ziele motivierter und disziplinierter verfolgen.
Mache Tagesplanung zum täglichen Termin
An manchen Tagen sind wir energiegeladen, ausgeschlafen und motiviert.
An vielen anderen Tagen fühlen wir uns eher schlapp und wollen zurück ins Bett.
Das aller wichtigste, vor allem zu Beginn des Routinenaufbaus ist es, sich diesen Gefühlslagen nicht hinzugeben sondern an der Routine festzuhalten, selbst wenn man sich nicht danach fühlt.
Stelle dir eine tägliche Erinnerung für die Tagesplanung
Nimm dir jeden Tag zur selben Uhrzeit Zeit, um deinen Aufgaben für den bevorstehenden Tag zu planen.
Das sollte ein fester Termin in deinem Kalender sein - sieh es als produktives Meeting mit dir selbst.
Bündele Tagesplanung mit einer bestehenden Gewohnheit
Wenn du die Tagesplanung in eine bestehende Routine integrierst bzw. mit einer vorhandenen Gewohnheit kombinierst, wird es dir umso leichter fallen, sie durchzuführen.
Zum Beispiel: Morgendlicher Kaffee oder Musik hören.
Nutze visuelle und analoge Hilfsmittel für die Tagesplanung
Visuelle Hilfsmittel wie To Do Karten können als Trigger fungieren, die dich an deine Routine erinnern. Die haptischen Reize, die durch das Schreiben erzeugt werden, haben eine Vielzahl von positiven mentalen Effekten.
Schritt für Schritt Leitfaden für die ideale Tagesplanung
Eine Routine mit neuen Gewohnheiten aufzubauen, ist immer am einfachsten, wenn man die Ergebnisse sofort sehen und spüren kann.
Glücklicherweise hat die regelmäßige Tagesplanung exakt diesen Effekt: Du wirst dich schon nach der ersten Umsetzung besser organisiert, fokussiert und motiviert fühlen, wenn du die Aufgaben für deinen Tag vorausplanst.
Um deinen Alltag sinnvoll zu gestalten und deine Zeit am effektivsten zu nutzen, sollten deine Aufgaben immer nach deinen Zielen ausgerichtet sein.
Hier folgen 3 Tipps:
Große Ziele aufschlüsseln
Zerlege deine Ziele in kleinere Aufgaben.
"Projekt XY abschließen" ist beispielsweise keine handliche Aufgabe.
Besser sind spezifische Aufgaben wie "Grundriss für Gebäude YZ zeichnen" oder "30 Minuten Konstruktionsdetails für das Foyer ausarbeiten".
Wenn du dich hinsetzt, um deinen Tag zu planen, überprüfe deine beruflichen und persönlichen Ziele und integriere Aufgaben, die dich beiden Zielen näher bringen.
Wochenplanung betrachten
Beginne die Planung deines Tages damit, deine Woche als Ganzes zu betrachten.
Einige Aufgaben kannst du innerhalb kurzer Zeit lösen, andere lassen sich besser durch Arbeitsblöcke an mehreren Tagen erledigen.
An manchen Tagen kannst Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, bündeln, um dich voll und ganz darauf zu konzentrieren.
Plane sonntags oder montags deine Woche grob vor, achte auf Deadlines und Termine. Die Details erarbeitest du dann in deiner Tagesplanung.
Die richtigen Prioritäten setzen
Normalerweise richten wir unsere To Do Liste nach Meetings, Terminen und wichtigen Deadlines aus. Erst anschließend versuchen wir zielorientierte und selbstbestimmte Aufgaben unterzubringen.
Versuche den Spieß umzudrehen!
Reevaluiere wöchentliche Meetings, deligiere Aufgaben und lerne "Nein" zu sagen. Das funktioniert natürlich nicht mit allen Verpflichtungen, manches muss einfach erledigt werden. Aber achte darauf, dass sie dir nicht zu viel Zeit und Energie rauben.
Nur eine Priorität am Tag
Wir starten oftmals in den Tag mit dutzenden Aufgaben und realisieren am Ende des Tages, dass keine davon erledigt werden konnte. Natürlich saßen wir nicht untätig rum, aber wir haben nicht an den Dingen gearbeitet, die wir uns vorgenommen hatten.
Eine nicht ganz naheliegende Lösung, um mehr zu erreichen: Sich weniger vornehmen!
Das heißt nicht, dass wir nur eine Sache pro Tag erledigen. Aber es bedeutet, dass wir diese Aufgabe am höchsten priorisieren und sicherstellen, dass sie als Erstes am Tag bearbeitet wird.
Schreibe sie auf deiner To Do Karte ganz oben hin und markiere sie farbig.
Das einfachste System für eine nachhaltige Routine
Pulto To Do ist weit mehr als nur ein einfaches Produktivitätssystem - es ist ein effektives Werkzeug, das Architekt*innen dabei unterstützt, die ideale Routine für mehr Produktivität und weniger Stress aufzubauen.
Eine Befragung von 219 Kunden von Pulto To Do ergab Folgendes:
Mindestens 2h pro Tag Zeitersparnis
Kein Gefühl von Überarbeitung mehr
Mindestens 4 von 5 Tagen pünktlich Feierabend
Endlich Ordnung & Struktur auf dem Schreibtisch
Nutze simple Produktivitätsmethoden
Produktivitätsmethoden sind einfache Hilfsmittel, um deine Tagesplanung noch leichter in deine Routine zu integrieren.
Hier findest du eine Auswahl der beliebtesten Methoden. Finde die für dich passende Produktivitätsmethode, passe sie auf deine Rahmenbedingungen an oder erfinde deine ganz eigene.
Unser Tipp: Verliere dich nicht in den Methoden. Halte es simpel und konzentriere dich auf das, was wirklich zählt: Deine Ziele!
Eat the Frog
Starte den Tag mit der Aufgabe, die am wichtigsten ist und erledige diese als aller Erstes. Oftmals ist das auch die Aufgabe, die wir am meisten meiden wollen, weil sie zu groß erscheint.
Erledige sie sofort, bevor du zögern kannst.
Somit stellst du sicher, dass du gleich zu Beginn deines Tages das erste Erfolgserlebnis
Pomodoro
Arbeite in kleinen Zeitblöcken und lege kurze Pausen ein.
Das System funktioniert folgendermaßen:
1. Stelle einen Timer auf 25 Minuten und fokussiere dich in dieser Zeit auf eine Aufgabe.
2. Mache 5 Minuten Pause.
3. Nach 4 solcher Intervallen mache eine 20-30 Minuten Pause.
Mehr über die Pomodoro Methode lernen
Time Boxing
Teile deinen Tag in Blöcke ein. Solche Blöcke können z.B. "9.30 bis 11.30 Uhr" lauten, es geht auch simpler mit "Vormittag" und "Nachmittag" - je nachdem wie lang deine Aufgaben dauern. Weise jedem dieser Blöcke eine spezifische Aufgabe zu und arbeite ohne Ablenkungen.
Passe deinen Zeitplan an, falls du mit deinen Schätzungen daneben lagst.
Schritt für Schritt Anleitung zum Timeboxing
Eisenhower Matrix
Die ideale Methode, um Wichtigkeit und Dringlichkeit deiner Aufgaben zu bestimmen.
Weise deine Aufgaben einen der 4 Quadranten in der Matrix zu:
1. "Dringend & Wichtig": Erledige diese Aufgaben sofort.
2. "Nicht dringend & Wichtig": Plane diese Aufgaben zeitnah ein.
3. "Dringend & Nicht wichtig": Diese Aufgaben solltest du an jemand anderen deligieren.
4. "Nicht Dringend & Nicht wichtig": Diese Aufgaben haben keine Priorität und sollten verworfen werden.
Mehr über die Eisenhower Matrix erfahren
Pulto To Do: Das Powerhouse für Architekt*innen
Unterstützt eine effektive Tagesplanung
Ideale Vorlage zur Priorisierung
Design Element für den Schreibtisch
Hochwertige Materialien und Handarbeit aus Deutschland
Ziele und Prioritäten immer im Blick
Motiviert, Ziele zu erreichen
Was Pulto To Do-Kunden sagen
Bereits über +1000 zufriedene Kunden aus allen Branchen.
Die perfekte Alternative für meine tägliche To-Do Planung. Perfekt für alle, die minimalistisch und analog unterwegs sind und unnötigen Schnickschnack nicht brauchen. Für mich die optimale Routine, um jeden Tag an den richtigen Dingen zu arbeiten & meine Prioritäten nie zu vergessen.
Lena
Für mich muss ein solches Produkt wertig sein, damit es Spaß macht damit jeden Tag zu arbeiten. Ganz ähnlich wie ein Laptop von Apple, dort fühlt man den Unterschied jeden Morgen beim Aufklappen. Für mich das beste Produkt am Markt und das hat eben seinen Preis.
Max
Ich habe schon viele verschiedene Methoden & Tools ausprobiert und denke, dass dabei weniger mehr ist. Und genau dafür sind diese Karten super. Beschränke Dich auf wenige To Dos jeden Tag, die dich Deinem Bigger Picture näher bringen und führe sie Dir immer wieder vor Augen!
Tash
Fragen zu Pulto To Do
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