Getting Things Done
Die GTD Methode einfach erklärt
April 05, 2024 / architektenproduktivität
Diese Produktivitätsmethode gehört zu den Königsdisziplinen - sie ist unter Umständen etwas anspruchsvoller und umfangreicher als manch andere, richtig angewendet gehört sie aber auch zu den wohl effektivsten.
Diese Technik basiert auf einer einfachen Wahrheit: Je mehr Dinge uns im Kopf herumschwirren, desto schwieriger ist es, sich für eine zu entscheiden und sich auf diese zu konzentrieren. Wenn sich zu viele Aufgaben und mentale Notizen im Kopf aufstauen, führt das zu Stress, Überforderung und Unklarheit.
Unser Hirn ist viel besser darin, Dinge zu verarbeiten, als sich Dinge zu merken - dieser Fakt bildet die Grundlage der Getting Things Done Technik.
Was ist die Getting Things Done Methode?
Getting Things Done ist eine Produktivitätsmethode entwickelt von dem amerikanischen Autor David Allen im Jahr 2001. Das Ziel dieser Methode ist, dass wir unseren Kopf von unnützen Ballast befreien, damit wir unseren vollen Fokus auf die wichtigen Aufgaben richten können.
Getting Things Done ist für dich geeignet, wenn du...
↪ dich von der Menge deiner To Do´s oft überfordert fühlst.
↪ immer wieder Dinge vergisst, die du später erledigen wolltest.
↪ in deinem Job mehrere Themen verantwortest.
↪ viele Projekte beginnst, sie aber nicht abschließt.
↪ noch nie GTD ausprobiert hast!
Unsere Empfehlung ist es für jeden, Getting Things Done mindestens einmal getestet zu haben. Auch wenn es insbesondere initial einen gewissen Aufwand bedeutet, schätzen wir die Vorteile und positiven Effekte für die allermeisten Menschen enorm hoch ein - Das sollte für jeden einen Versuch wert sein!
Buchempfehlung
Wenn du Getting Things Done noch nicht kennst und noch nie probiert hast, empfehlen wir dir das Buch von David Allen zu lesen, um die Methode vollumfänglich zu verstehen und alle Tipps und Hinweise vom Erfinder selbst zu erfahren.
In dem nachfolgenden Beitrag fassen wir dir das wichtigste der GTD Methode zusammen und helfen dir dabei, diese Technik in deinen Alltag zu integrieren.
Wie funktioniert Getting Things Done von David Allen?
Die GTD Methode von David Allen ermutigt uns, alle arbeitsbezogenen Informationen und Gedanken schriftlich festzuhalten, anstatt sie sich nur mental zu merken.
Klingt trivial, ist es grundsätzlich auch. Mit Getting Things Done machst du diesen Vorgang aber zu einer Gewohnheit und baust dir im besten Fall ein System, vielleicht sogar ein "Second Brain" auf.
Auch wenn wir uns dem oftmals gar nicht bewusst sind, unser Gehirn ist ständig aktiv. Arbeiten wir an der einen Sache, denken wir unterbewusst bereits an die nächste.
1. Sammeln
Bevor du deine Aufgaben strukturieren kannst, musst du sie alle außerhalb deines Kopfes sammeln und erfassen.
David Allen nennt die Aufgabensammlung unsere "Inbox".
Initial wird das etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, weil du jede Aufgabe, Information und Erinnerung, die in deinem Kopf herumschwirrt, festgehalten werden muss.
Später, wenn du GTD zu deiner Routine gemacht hast, wirst du jede neue Aufgabe oder Information einfach ergänzen.
Zu diesem Zeitpunkt muss deine Inbox auch noch nicht organisiert werden. Sie es als Brainstorming all deiner Gedanken.
Hierfür kannst du Stift und Papier oder ein digitales Tool nutzen. Hauptsache du sammelst alles an einem Ort.
2. Verarbeiten
Nachdem du alles schriftlich erfasst hast, verarbeitest du alle gesammelten Informationen in umsetzbare Aufgaben, detaillierte Notizen oder wichtige Hintergrundinformationen.
Du bereitest deinen "Gedanken-Müll" also auf, sodass du deine Notizen auch in einigen Tagen noch verstehst und mit ihnen arbeiten kannst.
↪ Formuliere aussagekräftige Aufgaben.
↪ Halte Kontextinformationen fest.
↪ Gliedere große Projekte in kleinere Aufgabenpakete.
↪ Notiere dir übergeordnete Ziele.
↪ Priorisiere deine Aufgaben.
Wenn eine Aufgabe weniger als 2 Minuten dauert, solltest du diese sofort erledigen. Wenn eine Aufgabe nicht in deinen Zuständigkeitsbereich fällt, deligiere sie.
Tipp: Am einfachsten gestaltet sich dieser Schritt mit einer digitalen Anwendung, weil du so flexibel bleibst und Änderungen vornehmen sowie Informationen später hinzufügen kannst.
3. Organisieren
Das Verarbeiten und Organisieren der Aufgaben gehen bei der GTD Methode Hand in Hand.
Nun organisierst du all deine Aufgaben und Informationen, sodass sie leicht zugänglich und umsetzbar bzw. nutzbar werden.
Für die Organisation kannst du verschiedene Strukturen oder Tools nutzen. Von Stift und Papier, über eine simplen Notiz App oder ein komplexes Projektmanagement Tool ist alles möglich.
Egal, wie und wo du die Methode durchführst, folgende Schritte helfen dir dabei, deine Notizen zu organiseren und im Blick zu behalten:
↪ Trage alle Termine in deinen Kalender ein.
↪ Ordne deine Aufgaben höheren Zielen oder Projekten zu.
↪ Sortiere deine Aufgaben der Priorität nach.
↪ Finde eine geeignete (analoge oder digitale) Ablage-Struktur für all deine Dokumente.
↪ Lasse Ideen und To Do´s nicht zu lange in deiner Inbox sondern verarbeite und organisiere sie schnellstmöglich.
4. Durchsehen
Das Sammeln, verarbeiten und organisieren deine To Do´s ist natürlich kein einmaliger Vorgang. Da kontinuierlich neue Aufgaben und Informationen hinzukommen, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, Prioritäten anzupassen und wenn nötig deine Pläne anzupassen.
Verbringe jedoch nicht unnötig viel Zeit mit dem Durchsehen deiner Aufgaben. Es reicht, wenn du einmal morgens und einmal abends einen Blick in deine Inbox wirfst und deine Aufgabenliste anpasst.
Wichtig für den langfristigen Erfolg dieser Methode ist die wöchentliche Reflektion und Vorbereitung der kommenden Woche. Vergewissere dich am Ende der aktuellen oder zu Beginn der neuen Woche, dass nichts liegen geblieben ist und kläre ggf. Prioritäten, um den perfekten Start in die nächste Woche zu haben.
5. Erledigen
Nachdem du deinen Kopf von unnötigen Ballast befreit und deine Gedanken und Ideen notiert hast, ist es nun an der Zeit, deine Aufgaben zu erledigen.
Getting Things Done gibt dir an dieser Stelle nicht vor, wann du was zu erledigen hast. Halte dich nur an deine Prioritäten und stelle sicher, die wichtigsten Dinge zu erledigen.
Hier können ergänzende Methode wie bspw. Eat the Frog oder Pomodoro helfen.
Grundsätzlich sind aber immer die folgenden 4 Dinge zu beachten:
↪ Welche Aufgaben haben die höchste Priorität? Welche To Do´s musst du unbedingt heute erledigen? Die Eisenhower Matrix kann dir dabei helfen, zu bestimmen, welche Aufgaben wichtig und dringend sind.
↪ Kannst du ähnliche Aufgaben gesammelt erledigen, um Zeit und Energie zu sparen? Zum Beispiel solltest du sämtliche Emails auf einmal abarbeiten und nicht alle paar Minuten den Posteingang leeren. Eine Methode wie Timeboxing kann hierfür unterstützend wirken.
↪ Wie viel Zeit steht dir am Stück zur Verfügung? Idealerweise wählst du Aufgaben, die in diesen Zeitblock passen, damit du nicht mittendrin abbrechen musst.
↪ Wie hoch ist dein Energielevel? Wann hast du deine produktivste Zeit? Viele von uns sind morgens am aufnahmefähigsten und können sich dann am besten konzentrieren. Achte auf deine Energielevel, wenn du deinen Tag und deine Aufgaben planst. Am besten nimmst du dir gleich morgens die komplexeste Aufgabe vor und schiebst Routine-Arbeiten und Meetings auf nachmittags.
Weisheit eines Mönches über Fokus
Schon im Zen-Buddhismus wurde eine Weisheit darüber populär, wie wichtig es ist, sich auf die Dinge zu konzentrieren, an denen wir gerade arbeiten:
Ein Möch wurde von seinen Schülern gefragt: "Was machst du anders als wir, dass du so gelassen und in dir ruhend bist?"
Der Mönch sprach: "Wenn ich sitze, sitze ich. Wenn ich stehe, stehe ich. Wenn ich gehe, gehe ich. Wenn ich esse, esse ich..."
"Aber das machen wir doch auch. Was ist dein Geheimnis?" unterbrachen sie ihn.
Daraufhin antworte der Mönch erneut: "Wenn ich sitze, sitze ich. Wenn ich stehe, stehe ich. Wenn ich gehe, gehe ich. Wenn ich esse, esse ich. Wenn ich schlafe, schlafe ich. Wenn ich schweige, schweige ich. Wenn ich höre, höre ich. Wenn ich arbeite, arbeite ich."
Da sagten die Schüler: "Ja, das wissen wir nun. Das tun wir auch alles!"
Der Mönch belehrte sie daraufhin: "Nein, das tut ihr eben nicht. Wenn ihr sitzt, dann steht steht ihr schon. Wenn ihr steht, dann geht ihr schon. Wenn ihr geht, dann rennt ihr schon. Wenn ihr esst, dann seid ihr schon fertig. Wenn ihr schlaft, seid ihr schon wieder wach. Wenn ihr schweigt, dann seid ihr nicht gesammelt genug. Wenn ihr hört, überlegt ihr euch schon eure Fragen. Wenn ihr arbeitet, sorgt ihr euch ängstlich."
Ist die GTD Methode für mich geeignet?
Die Getting Things Done Methode ist relativ umfangreich und vor allem anfangs zeitaufwendig. Außerdem erfordert es eine genaue Auseinandersetzung mit all deinen Projekten, Aufgaben und Ideen.
Deswegen ist die Getting Things Done Methode nicht unbedingt geeignet für Menschen, wenn du nur an wenigen Projekten beteiligt bist - in diesem Fall ist dieses Vorgehen schlicht zu aufwendig und eine abgeschwächte Variante oder andere Methode könnte passender sein.
Wenn du aber an vielen Projekten beteiligt bist und die Vielzahl an Aufgaben, Anforderungen und Informationen eine Herausforderung für dich darstellen, könnte GTD perfekt für dich sein.
Getting Things Done: Unser Fazit
Getting Things Done ist eine flexible Methode, die dir hilft deinen Kopf zu entlasten und sicherzustellen, dass all deine Ideen und Gedanken festgehalten werden. Sie hilft dir außerdem eine effiziente Struktur aufzubauen und so den Überblick über deine Projekte zu behalten.
Wie viele andere Methoden, erfordert auch diese Produktivitätstechnik initial etwas Aufwand, es lohnt sich aber und wird mit der Zeit zu einer einfachen Gewohnheit.
Nutze ergänzende Methoden wie Timeboxing, die Eisenhower Matrix oder Pomodoro dazu, um die ideale Routine aufzubauen und deine Produktivität noch weiter zu steigern.
Eine tolle Grundlage für die GTD Methode bildet außerdem unser Pulto To Do.
Durch das analoge Aufschreiben der To Do´s auf deine tägliche Karte und die präsente Platzierung auf dem Schreibtisch, verlierst du deine To Do´s über den Tag nie aus den Augen, egal wie dringend irgendwelche Anrufe oder Probleme sind.
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Lena
Für mich muss ein solches Produkt wertig sein, damit es Spaß macht damit jeden Tag zu arbeiten. Ganz ähnlich wie ein Laptop von Apple, dort fühlt man den Unterschied jeden Morgen beim Aufklappen. Für mich das beste Produkt am Markt und das hat eben seinen Preis.
Max
Ich habe schon viele verschiedene Methoden & Tools ausprobiert und denke, dass dabei weniger mehr ist. Und genau dafür sind diese Karten super. Beschränke Dich auf wenige To Dos jeden Tag, die dich Deinem Bigger Picture näher bringen und führe sie Dir immer wieder vor Augen!
Tash
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